ניהול פרויקטים - ניהול סיכונים בפרויקט - פרק שלישי
פרק שלישי בכתבה על ניהול פרויקטים, בפרק זה נמשיך עם קבוצת תהליכי התכנון ונדון בניהול סיכונים.
ניהול סיכונים בפרויקט
ניהול סיכונים בפרויקט כולל את כל התהליכים שבהם מתכננים, מזהים ומנתחים את הסיכונים, מטרות ניהול הסיכונים בפרויקט הן להגדיל את ההסתברות להתרחשות אירועים חיוביים ואת השפעתם, ולהקטין את ההסתברות של אירועים שליליים ואת השפעתם.
רבות קורה שהמושג "ניהול סיכונים" הופך להיות מטבע לשון והשימוש בו גורם מחד להתעסק בזוטות ומאידך לפספס דברים מהותיים, ניהול סיכונים מטבעו מייצג חשיבה תכנון ובדיקה של הפעולות, התהליכים, הדרישות האירועים ובכלל, ולהגיע לכלל הבנה ונקיטת פעולה מושכלת.
הפתגם כי "אין חכם כבעל ניסיון" משויכת לרוב ללימוד מניסיון לא מוצלח או לכשל, ניהול סיכונים מלמד אותנו כי יש ללמוד גם מהצלחה, לאמץ ולשפר אירועים שהצליחו וללמוד מהם.
לפי ה-®PMBOK, סיכון, הוא כל אירוע שכרוכה בו אי ודאות והתממשותו עלולה לגרום לנזק או תועלת לפרויקט, יוצא מכך שסיכון אינו חייב להיות שלילי.
לאורך הפרויקט קיימים גם "סיכונים" חיוביים, הם נקראים הזדמנויות, שאם נדע לנצל אותן, נוכל לקדם את מטרות הפרויקט, בהתאם לכך.
מטרות ניהול סיכונים בפרויקטים הן להגדיל את ההסתברות וההשפעה של אירועים חיוביים ולהקטין את ההסתברות וההשפעה של אירועים שליליים.
תהליכי ניהול הסיכונים בפרויקט הם :
- תכנון ניהול סיכונים - תהליך שבו מגדירים כיצד לבצע פעילויות ניהול סיכונים עבור הפרויקט.
- זיהוי סיכונים - תהליך שבו קובעים אילו סיכונים עלולים להשפיע על הפרויקט ומתעדים את המאפיינים שלהם.
- ביצוע ניתוח איכותי וכמותי של סיכונים - תהליך שבו מתעדפים סיכונים לצורך פעולות וניתוחים נוספים על ידי הערכת הסיכונים בשילוב ההסתברות שיתרחשו והשלכותיהם.
- תכנון מענים לסיכונים - תהליך שבו מכינים אפשרויות ופעולות כדי להרחיב הזדמנויות ולצמצם איומים על מטרות הפרויקט.
- בקרת סיכונים - תהליך שבו מיישמים תוכניות מענה לסיכונים ועוקבים אחר סיכונים שזוהו.
תכנון ניהול סיכונים
התכנון הוא תהליך להגדרת אופן ניהול הסיכונים עבור הפרויקט, התועלת העיקרית בתהליך הוא שהוא מבטיח שדרגת ניהול הסיכונים יתאימו לחשיבות הפרויקט עבור הארגון.
תפקידו לקבוע את דרך איתור הסיכונים, את ההערכה ואופן הפעולה להתמודדות איתם, תפקידו ליצור משטח עבודה "פלטפורמה" המגדירה את תהליכי העבודה בהקשר ניהול הסיכונים.
דוגמה לתכנון ניהול סיכונים: הקמת צוות המגבש את תהליכי איתור הסיכונים בפרויקט, הצוות יבנה את שיטת איתור הסיכונים ואת האמצעים לאיתורם, יגבש את דרכי הניתוח ויקבע את הדרך לפעולה.
זיהוי סיכונים
זיהוי סיכונים הוא התהליך להגדרת אותם הסיכונים שעשויים להשפיע על הפרויקט ולתיעוד מאפייניהם, להלן דוגמאות לשיטות איסוף מידע שמשמשות לזיהוי סיכונים:
- סיעור מוחות - חשיבה משותפת על האירועים הצפויים במטרה להשיג רשימה מקיפה של סיכוני הפרויקט.
- שימוש בשיטת "דלפי" - מדובר בשיטת עיבוד תחזיות, השיטה מבוססת על משאלים הנערכים בין אנשי מקצוע, מספקים להם נתונים זהים ומשווים את התחזיות הבלתי תלויות שלהם, מסכמים שוב את התוצאות ומפיצים אותם בניהם מחדש להערות נוספות, המטרה היא להגיע בכמה סבבים כאלה לתמימות דעים או לצמצום ניכר של האפשרויות, השיטה מסייעת מאוד בהפחתת הטיות ומונעת מאדם בודד כל שהוא להשפיע על התוצאה באופן מופרז או מוקצן.
- ראיונות - מראיינים חברי פרויקט מנוסים וכן בעלי עניין ומומחים ומגבשים רשימת אפשרויות.
- ניתוח סיבת שורש - התמקדות ספציפית לזיהוי בעיה, לחשיפת הגורמים להיווצרותה ולפיתוח פעולה מונעת.
דוגמאות נוספות לתהליך אפשר לראות בתרשים הבא :
כמו כן אפשר וצריך לבצע S.W.O.T, ניתוח עוצמות, חולשות, הזדמנויות ואיומים
Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats)) בכך לבחון את הפרויקט תהליכיו ותוצריו:
ניתן גם לבצע ניתוח סיכונים על ידי שימוש במטריצת "הסתברות והשפעה" ולקבל החלטות בהתאם
מטריצות ההסתברות וההשפעה עוזרות לנו להתמקד, לא אחת מבוזבז זמן ניהולי רב על סיכונים שההסתברות להתממשותם אינה מוערכת או אם יקרו ישפיעו באופן מועט ביותר, המטריצות או שיטות הזיהוי גורמות לנו לנתח ולקבל החלטות פעולה ממוקדות, מתאימות ומושכלות.
תכנון מענים לסיכונים
קיימות מספר אסטרטגיות מענה לסיכון, עבור כל סיכון יש לבחור את האסטרטגיה או את תמהיל האסטרטגיות שיהיו תכליתיות בסבירות המרבית לטיפול בסיכון שזוהה.
להלן שלוש אסטרטגיות שעוסקות בדרך כלל באיומים או בסיכונים ושהתממשותם עשויה להשפיע באופן שלילי על מטרות הפרויקט והן: הימנעות, העברה ושיכוך, ישנה כמובן אסטרטגיה רביעית - קבלה - אפשר להשתמש בה עבור סיכון או איום וכן גם עבור סיכון חיובי או הזדמנות.
להלן התיאור המורחב של האסטרטגיות לטיפול בסיכונים :
- הימנעות - הימנעות מסיכון היא אסטרטגיה של מענה שבה פועלים כדי לסלק את האיום, כדי להגן על הפרויקט מפני השפעתו, דוגמאות לכך הם בין היתר: הארכת לוח הזמנים, שינוי פריט או פריטים שאינם במלאי לפריטים זמינים ועוד .. התגובה הקיצונית ביותר לאסטרטגיית ההימנעות היא .... הפסקת הפרויקט כולו.
- העברה - העברת סיכון היא אסטרטגיה שבה צוות הפרויקט מסיט את השפעת האיום ואת האחריות למענה - לצד שלישי, היא אינה מבטלת אותו, היא אינה מתנערת מאחריות, והיא כמעט תמיד כרוכה בתשלום לצד שנוטל עליו את הסיכון או הטיפול במענה לסיכון, לדוגמה: העברת פעילות מסוימת לקבלן משנה או למומחה שיכולתו או יכולות צוותו לבצעה גדולה יותר, יהיה זה נבון להעביר חלק מהעבודה יחד עם הסיכון בה, לדוגמה: העברת סיכון במחיר סגור (fix price) עשוי להעביר את הסיכון למבצע.
- שיכוך - שיכוך סיכון כשמו כן הוא, אסטרטגיית מענה שבה צוות הפרויקט פועל כדי לצמצם את ההסתברות להתממשות של סיכון, או לפחות את ההשפעה שלו, דוגמאות לפעולות שיכוך הם אימוץ של תהליכים פחות מורכבים, עריכת בדיקות נוספות או בחירה בספק יציב יותר, או למשל להחזיק יותר מלאי/רכיבים וכו.. בכדי לצמצם את ההשפעה שתהיה לכשל או לחוסר ברכיב עיקרי אם יקרו.
- קבלה - קבלת סיכון היא אסטרטגיה שבה צוות הפרויקט מחליט להכיר בסיכון ובכל זאת לא לנקוט פעולה אלא אם יתממש, את האסטרטגיה הזאת מאמצים בד"כ במקרים שבהם לא ניתן או לא כדאי כלכלית להתייחס לסיכון בדרך אחרת.
להלן אסטרטגיות לסיכונים חיוביים או הזדמנויות:
ניצול - אפשר לנקוט אסטרטגיה זו עבור סיכונים שהשפעתם חיובית, כשהארגון רוצה להבטיח שההזדמנות תתממש, אסטרטגיה זו שואפת לסלק את האי וודאות שנלווית לסיכון חיובי על ידי כך שמבטיחים שהיא תתגשם בוודאות, לדוגמה: השקעת משאבי הארגון המוכשרים ביותר עבור הפרויקט בכדי לקצר את זמן השלמתו, או הקצאת שימוש בטכנולוגיות חדשות או/ו בשדרוגים בכדי לצמצם את פרק הזמן למימוש המטרות או להבטחת האיכות.
הגברה - אסטרטגיה שנועדה להגדיל את ההסתברות ו/או את ההשפעות החיוביות של ההזדמנות, לדוגמה: הוספת משאבים לפעילות בכדי לסיימה מוקדם יותר.
שיתוף - שיתוף בסיכון חיובי כרוך בהקצאה של בעלות חלקית או מלאה על ההזדמנות - לצד שלישי, צד זה מסוגל לנצל את ההזדמנות בצורה המיטבית לטובת הפרויקט, לדוגמה: הקמת שותפויות או צוותים, חברות או מיזמים כדי שכל הצדדים ירוויחו מפעולותיהם.
קבלה - קבלה של הזדמנות פרושה - מוכנות לנצל אותה אם היא מתממשת אך לא לנסות לממש אותה באופן פעיל.
בקרת סיכונים
בקרת סיכונים היא תהליך של יישום תוכניות מענה לסיכונים, מעקב אחר סיכונים שזוהו, שליטה על סיכונים שיוריים[1], זיהוי סיכונים חדשים, והערכת התכלית של תהליך ניהול הסיכונים.
בתהליך בקרת סיכונים נעשה שימוש בשיטות כמו ניתוח סטיות ומגמות, שמחייבות להיעזר בנתוני הביצועים שמופקים בעת ביצוע הפרויקט, כמו כן בכדי לברר את הדברים הבאים:
- האם הנחות הפרויקט עדיין תקפות ?
- האם ניתוח הסיכון שהוערך - השתנה או חלף ?
- האם עובדים לפי מדיניות ונוהלי ניהול סיכונים ?
בקרת הסיכונים עשויה להיות כרוכה בבחירה בין אסטרטגיות חלופיות, בביצוע תוכנית לשעת חירום או גיבוי, בנקיטת פעולות מתקנות וכן בעדכון התוכנית לניהול הפרויקט.
סקרי סיכונים
בסקר סיכונים בוחנים ומתעדים את האפקטיביות של התגובות לסיכונים - בהתמודדות עם הסיכונים שזוהו ועם הסיבות שגרמו להם, כמן כן בוחנים את האפקטיביות של תהליך ניהול הסיכונים.
לפני הסיקור יש להגדיר בבירור את צורתו ומטרותיו ואת השאיפה להשיגם. 
נמשיך ונצלול בפרקים הבאים לקבוצות תהליכי הפרויקט ונפרטם ככל שירשה העורך, צבר הכתבות כאמור - יוכל להיות חוברת הנחייה לניהול פרויקט.
מקורות :
ידע וניסיון מצטבר.
ספר "מדריך גוף הידע בניהול פרויקטים" ®PMBOK.
ויקיפדיה.
שעיה כליף
B.Sc, לימודי הכנה להסמכת PMP ניהול פרויקטים, תכנת פריוריטי.
shayakalif@gmail.com