ניהול פרויקטים שלב הייזום ושלב התכנון - פרק ראשון

קישור לכתבה שפורסמה במגזין שרשרת האספקה במקור

ניהול פרויקטים פרק ראשון

בכתבה הקודמת הוצג המבוא, הוא התקציר לכתבה, בפרק זה נטפל בשני שלבים, שלב הייזום ושלב התכנון.

ישנם כאמור 47 תהליכים שונים בניהול פרויקטים, זו יריעה רחבה, לא בכל התהליכים נעשה שימוש בכל פרויקט, בכתבה זו נעבור על מרביתם, הם ישמשו אותנו כל אחד לצרכיו, לפי העניין והצורך.

בכל פרק נטפל באחד מהם ונעשה זאת במקביל לציר התקדמות הפרויקט, באופן טבעי אשתדל להביא דוגמאות מעולם שרשרת האספקה, יש כאמור לא מעט מהם בעולמנו.

 בפרק זה נציג שני שלבים משלבי הפרויקט, שלב הייזום ושלב התכנון.

שלב הייזום

שלב הייזום הוא השלב הראשון והוא למעשה טרום פרויקט, הוא השלב שבו עולה הרעיון לפרויקט, בו נבחנת הבעיה והצורך המניעים את פתיחת הפרויקט, לעיתים קורה כי בסיומו מוחלט לא לבצע פרויקט.

בשלב זה מוגדרות המטרות העסקיות ברמת המקרו ומוגדרים לוחות הזמנים כלליים.

בסיום שלב הייזום מתקבלות תשובות לשאלות כגון : מיהו הלקוח? מהו הצורך? מה הם היעדים? מי המבצע? מה הפתרון הנדרש? מיהם בעלי העניין? ועוד...  

שלב זה נוטה להיות קצת מעורפל מטיבו, הוא מתחיל בנקודה מסוימת ומתגבש כאשר מתקבלת החלטה מעשית (אופרטיבית) לביצוע.

תוצרי שלב הייזום אם כך הם למעשה החלטה על פתיחת פרויקט, הפקת מסמך תכולת פרויקט ראשוני SOW statement of work)) ומינוי מנהל פרויקט[1].

[1] לעיתים ממנים לניהול פרויקט את האדם הזמין הראשון, או מי שבדיוק התפנה והוא מוכשר וצריך למצוא לו משהו בכדי להחזיק אותו.. מינוי מנהל מתאים לפרויקט הוא משמעותי ביותר להצלחה ולהשגת מטרות הפרויקט.

התכולות העיקריות של מסמך תכולת פרויקט - SOW - יכילו בין היתר :

1. צורך עסקי, הצורך יכול להיות מבוסס על ביקוש שוק ויכיל ניתוח של עלות תועלת וההצדקה העסקית לפרויקט.
2. תיאור של תכולת המוצר, שירות או התוצאות שלשמן נועד הפרויקט ורצוי שיכלול בין היתר את הדברים הבאים :

• תיאור כללי של תכולת העבודה הנדרשת ושל התוצר/ים המסופק/ים, מסמכים ישימים, הגדרות ואנשי קשר.
• הגדרת אבני דרך[2] לפרויקט.
• הגדרת דרישות לצוות ניהול הפרויקט, הגדרת דרישות לתוכניות ניהול הפרויקט.
• הגדרת דרישות לתהליכי הבקרה, סקרים, הגדרת דרישות להוכחת עמידה בדרישות.
• הגדרת ניהול האיכות, ניהול תקנים וכו..
• הגדרת משאבים לפרויקט.
• הגדרת דרישות לאבטחת מידע.

3. תוכנית אסטרטגית המתעדת את החזון האסטרטגי של הארגון ואת המטרות והיעדים של הפרויקט.

שלב התכנון

שלב התכנון או קבוצת תהליכי התכנון כוללים את התהליכים המבוצעים להכנת תוכנית הניהול והתווית המסלול למטרה המבוקשת, וכן את אופן הביצוע.

תוצרי שלב התכנון הינם תוכנית ניהול הפרויקט על כל מרכיביה.

תוכנית ניהול פרויקט.

הכנת התוכנית לניהול הפרויקט, היא תהליך של הגדרה הכנה ותיאום של כל תוכניות המשנה ושילובן לכדי תוכנית ניהול כוללת.

תוכנית הניהול היא מסמך המתאר כיצד יבוצע הפרויקט, כיצד יבוצעו המעקב והבקרה עליו, תוכנית הניהול מגבשת את כל תוכניות המשנה ותוכניות הבסיס מתהליכי התכנון וכן את לוח הזמנים והעלויות.

תוכנית ניהול הפרויקט יכולה להיות תמציתית או מפורטת, מורכבת מתוכנית משנה אחת או יותר כשכל אחת מתוכניות המשנה - מפורטת ברמה הנדרשת לפרויקט, תוכניות המשנה יכולים להיות לדוגמא :

• תוכנית תכולת הפרויקט.
• תוכנית לוח זמנים.
• תכנית עלויות.
• תוכנית איכות ובקרה.
• תוכנית משאבים.
• תוכנית תקשורת.
• תוכנית ניהול סיכונים.
• תוכנית ניהול רכש.
• תוכנית ניהול בעלי העניין.
• תוכנית ניהול שינויים.
• ועוד תוכניות לפי הצורך והעניין, כל פרויקט לגופו.
  תוכנית ניהול הפרויקט תכלול בין היתר את :
• מחזור חיי הפרויקט והתהליכים שייושמו בו.
• תיאור אופן הביצוע של השלבים ושל הפרויקט.
• תיאור השלבים ואבני הדרך (ככל שיהיו).
• תנאים מטרות ויעדים וכו..
• וכן את תוכנית ניהול תכולת הפרויקט.
  תוכנית ניהול תכולת פרויקט תכלול בין היתר :
• תכנון ניהול תכולה - התהליך שבו יוצרים תוכנית ניהול תכולה שמתעדת את אופן הגדרת תכולת הפרויקט, תיקופה ובקרתה.
• איסוף דרישות - התהליך שבו מגדירים, מתעדים ומנהלים את צורכי בעלי העניין ודרישותיהם לשם השגת מטרות הפרויקט.
• הגדרת תכולה - התהליך שבו מכינים תיאור מפורט של הפרויקט ושל המוצר.
• יצירת מבנה התפלגות ותכולת עבודה (WBS Work Breack down Structure) התהליך שבו מבצעים חלוקת משנה של מלאכת הפרויקט ותוצרי הפרויקט ולמרכיבים קטנים יותר ונוחים לניהול עד כדי חבילות עבודה מוגדרות.
• תיקוף תכולה - התהליך שבו מקבלים רשמית את תוצרי הפרויקט שהושלמו.
• בקרת תכולה - התהליך שבו עוקבים אחר סטאטוס תכולת הפרויקט והמוצר ומנהלים שינויים בתוכנית הבסיס לתכולה.
  בהקשר של פרויקט, המונח "תכולה" עשוי לציין :
• תכולת מוצר: התכונות והפונקציות המאפיינות מוצר, שירות או תוצאה.
• תכולת פרויקט: העבודה המבוצעת כדי לספק מוצר, שירות או תוצאה עם התכונות והתפקודים שנקבעו, המונח "תכולת פרויקט" מובן לעיתים ככולל "תכולת מוצר".
  בתוך יצירת תוכנית ניהול הפרויקט וכן את תוכניות המשנה, נדרש להקים ולגבש את צוות הפרויקט, צוות הפרויקט אמור לבנות ולנהל את הפרויקט.
  לשם השגת מטרותיו נדרש צוות הפרויקט לייצר סביבת עבודה תומכת המאפשרת ומעודדת שותפות, חשיבה וסיעור מוחות, להלן מספר שיטות ליצירתיות קבוצתית שנועדה לעודד שותפות והעלאת ההסתברות להצלחה :
• שיטת סיעור מוחות - שיטה שמעוררת ואוספת רעיונות רבים, השיטה אינה כוללת הצבעה או תעדוף אך לא פעם מקיימים אותה עם שיטות אחרות של יצירתיות קבוצתית שכן כוללת אותם, לדוגמה, בתהליך קליטת לקוח אנו עוברים על רעיון ההפעלה עם קבוצת בעלי עניין וידע עד לגיבוש שיטת העבודה והרעיון התפעולי.
• שיטת הקבוצה הנומינלית - השיטה מוסיפה לסיעור מוחות תהליך הצבעה, זה משמש לדרוג הרעיונות השימושיים ביותר לצורך סיעור מוחות נוסף או לתעדוף.
• מפת חשיבה - בשיטה זו רעיונות הנוצרים במפגשי סיעור מוחות פרטניים, מגובשים לכדי מפה אחת בכדי לשקף את המשותף ואת השונה בהבנה, ובכדי להעלות רעיונות חדשים, לדוגמה, בצענו את מפת החשיבה ותוצריה בבחינת ההיתכנות עם לקוח גדול מתחום הרכב.
• תרשים זיקה - שיטה המאפשרת לסווג מספר גדול של רעיונות לקבוצות, לצורך סקירה וניתוח.
• ניתוח החלטות מרובה תבחינים - שיטה שבה משתמשים במטריצת החלטות כדי לספק גישה אנליטית ושיטתית לקביעת תבחינים, כגון רמות סיכון, אי וודאות ואמידה, כשהמטרה היא להעריך ולדרג רעיונות רבים.
  שיטות לקבלת החלטות קבוצתית :
  שיטה לקבלת החלטות קבוצתית, היא תהליך הערכה, תהליך שבו נבחנות כמה חלופות עם תוצאות צפויות, תוצאות בצורת פעולות עתידיות, אפשר להיעזר בשיטות אלה כדי ליצור, לסווג ולתעדף את דרישות המוצר או השירות, החלטה קבוצתית אפשר לקבל בדרכים הבאות :
• תמימות דעים - כולם מסכימים על כיוון פעולה יחיד.
• רוב - החלטה שמתקבלת כאשר יותר מחצי מהקבוצה תומך בה.
• רב גוניות - החלטה שמתקבלת על ידי הגוש הגדול, גם אם לא הושג רוב.
• רודנות - יחיד מקבל החלטה בשביל הקבוצה, הדבר קורה לא אחת ובכל שכבות הניהול.
   
   
  יצירת מבנה תכולת עבודה WBS
  יצירת מבנה תכולת עבודה הוא תהליך חלוקה של המשימות ותוצרי הפרויקט לחבילות עבודה, למרכיבים קטנים יותר הנוחים לניהול, לפירוק הירארכי של כלל תכולת העבודה.
  הדבר מספק מבט מובנה בד"כ גרפי של מה שיש לספק ושל מי עושה מה, ובשלב מאוחר יותר גם מתי וכמה זה עולה.
   
  יצירת מבנה תכולת עבודה WBS (WBS Work Breack down Structure)
   
  בבואנו ליצור WBS נשתמש בתשומות שהוכנו והם:

1. תוכנית ניהול התכולה - התוכנית שכאמור מפרטת את האופן שבו יש ליצור את מבנה תכולת העבודה וחלוקתה.
2. תיאור תכולת הפרויקט - מציג את תכולת העבודה שתבוצע והוא גם מפרט את המגבלות וההגבלות, פנימיות וחיצוניות, שעלולות להשפיע על הפרויקט.
3. תקנים ספציפיים הרלוונטיים לפרויקט כמו ISO וכו... וכן :

• מדיניות, נהלים, תבניות וכו..
• מידע ולקחים מפרויקטים אחרים של הארגון.
  להלן כלים ושיטות ליצירת מבנה תכולת עבודה או בשמו המוכר יותר WBS:

1. פירוק - פירוק הוא שיטה לחלוקה ולתת חלוקה של תכולת הפרויקט למרכיבים קטנים ונוחים לניהול, חבילת העבודה היא - העבודה המוגדרת ברמה הנמוכה ביותר של מבנה תכולת העבודה - שאפשר לאמוד ולנהל עבורה עלות ומשך זמן, הפירוק לחבילות כולל בד"כ את הפעילויות הבאות :

• זיהוי וניתוח תוצרים והעבודה הקשורה בהם.
• בנייה וארגון של תכולת העבודה.
• פירוק הרמות הגבוהות של מבנה תכולת העבודה למרכיבים מפורטים ברמה נמוכה יותר.
• אימות שדרגת הפירוק מספקת.
  אפשר ליצור מבנה תכולת עבודה באמצעות גישות שונות, השיטות המקובלות ביותר הם גישה "מלמעלה למטה" (Top - Down ) או/ו "מלמטה למעלה" (Up-Bottom ) להלן דוגמאות לתיאור הגישות :
  חישוב לגישה "מלמטה למעלה" (Up-Bottom ) מקובל בדרך כלל באיסוף וחישוב מרכיבי מוצר או מרכיבי ייצור או/ו חיבור עלויות בתהליך עד שמגיעים לעלות כוללת, לשורה "התחתונה", זו למעשה דוגמה ל שיטת "מלמטה למעלה".
  דוגמה לגישת "מלמעלה למטה" (Top - Down ) נניח שנקבע מחיר מכירה למוצר, ממנו מפרקים את המע"מ, את העמלות וכו.. עד לקבלת הסכום הנותר, ובחינת הרווחיות בו אם בכלל.
  דוגמאות נוספות מעולמנו:

1. חוות דעת של מומחים ויועצים בתחום - חוות הדעת תשמש למספר דברים כמו :

• לניתוח מידע ופרוק לגורמים טכניים.
• לפירוק תכליתי יותר.
• לגישור בין הבדלי דעות.
  "מומחים" לצורך העניין יכולים להיות בעלי ניסיון רב בתחום, בעלי ידע טכני, יועצים בתחומים שונים הקשורים לתוצר או לשירות וכו..
  מה יהיו התפוקות או התוצרים מהתהליך :

1. תוכנית בסיס לתכולה - הגרסה המאושרת של תיאור התכולה, שהיא למעשה המרכיב של תוכנית ניהול הפרויקט, מרכיבי תוכנית הבסיס הם לדוגמה :

• תיאור תכולת פרויקט - ובכלל תיאור תוצרים עיקריים, הנחות ואילוצים.
• מבנה תכולת העבודה WBS - פירוק היררכי שהצוות נדרש לבצע בכדי להשיג את מטרות הפרויקט וכדי ליצור את התוצרים המבוקשים כאמור, מבנה תכולת העבודה בשלב זה הינו מהגורמים החשובים ביותר בתכנון, ביצועו על פי התוכנית יבטיח שיפור משמעותי לסיכויי ההצלחה.
• מילון מבנה - מידע מפורט על התוצר, הפעילות ולוח הזמנים של כל מרכיב במבנה וזה כולל בין היתר את : תיאור העבודה, הנחות ואילוצים, אחראי לביצוע, אבני דרך בלוח הזמנים, פעילויות נלוות בלוח הזמנים, משאבים דרושים, אומדני עלות, דרישות איכות, מידע חוזי ועוד..
  סיום פרק ראשון
  זהו הפרק הראשון בסדרה על ניהול פרויקטים.
  בפרקים הבאים נמשיך ונצלול לכל קבוצה בקבוצות תהליכי הפרויקט ונפרטם ככל שירשה העורך, צבר הכתבות כאמור - יוכל להיות חוברת הנחייה לניהול פרויקט.
  מקורות :
  ידע וניסיון מצטבר.
  ספר "מדריך גוף הידע בניהול פרויקטים" ®PMBOK.
  ויקיפדיה.
  שעיה כליף
  B.Sc, לימודי הכנה להסמכת PMP ניהול פרויקטים, תכנת פריוריטי.

[1] לעיתים ממנים לניהול פרויקט את האדם הזמין הראשון, או מי שבדיוק התפנה והוא מוכשר וצריך למצוא לו משהו בכדי להחזיק אותו.. מינוי מנהל מתאים לפרויקט הוא משמעותי ביותר להצלחה ולהשגת מטרות הפרויקט.

[2] אבן דרך היא נקודת ייחוס שמקובל לקבוע בפרויקט, בד"כ נקודה זו תשמש לבדיקת השלמת שלב או תהליך בכדי שתשולם מקדמה או תשלום על התקדמות ובכדי לאפשר מעבר שלב וכו...